Comment rédiger le cahier des charges d’un site internet pour réussir votre projet
Plus 2 milliards de sites internet dans le monde
Pour tout à fait transparent vous n’avez pas vraiment besoin d’un cahier des charges pour créer un site internet. En tous cas pas lorsque vous avez la possibilité de communiquer vos attentes à votre webmaster ou agence web sans faille et que votre interlocuteur comprennent et assimilent vos attentes avec précision. Dans la théorie et même dans certains cas de projet pas trop complexes, cela reste possible de travailler sans cahier des charges. Pour donner un exemple concret, chez Technocraft, nous recueillons les attentes de nos clients et réalisons des prototypes de site internet en haute fidélité pour aider le client à se projeter et voir le résultat de son site avant son développement informatique.
Je dois dire que cela fonctionne très bien lorsque il s’agit de créer des sites citrines ou E-commerce sans grande complexité. Dans la cas contraire, un cahier des charges devient indispensable.
Pour faire le cahier des charges pour la création d’un site internet vous permettra de poser par écrit tous vos besoins et toutes vos idées.
Lorsque vous aurez choisi le prestataire qui créera votre site internet par exemple, le cahier des charges servira de guide pour le suivi de la mise en place de votre projet.
Si vous faites appel par exemple à un prestataire pour la réalisation de votre site internet, le cahier des charges lui permettra de comprendre plus facilement vos attentes et ainsi vous présenter les solutions adéquates.
Ce document sera également utile plus tard lorsque des mises à jour se feront au niveau de votre site web.
D’ailleurs c’est à partir du cahier des charges qu’un devis peut être établi en toute transparence.
Vous aurez donc la possibilité d’avoir un devis détaillé de la part votre webmaster prestataire étant donné qu’il connaît l’ampleur et la nature du travail à effectuer.
Le cahier des charges est également un élément crucial dans le cadre d’une négociation des tarifs d’une création d’un site web par exemple.
Le prestataire qui s’occupera de la création de votre site internet se trouvera dans l’obligation de respecter votre cahier des charges qui fait office de contrat ! Un élément de sécurité supplémentaire en faveur de votre projet de création de site web par exemple.
D’ailleurs le cahier des charges rédigé est utilisé comme référence en cas de désaccords entre vous et votre webmaster ou prestataire le cas échéant.
En somme, le cahier des charges constitue une sorte de garde-fou qui assure le bon déroulement d’un projet de création de site internet et de toute application web.
La forme et le contenu recommandés pour un cahier des charges d'un site internet
Un cahier des charges doit être le plus clair et le plus précis possible. Ceci est d’ailleurs sa fonction première.
Tous les points et les éléments qui le constituent doivent être parfaitement structurés.
Il est fortement conseillé d’ajouter des visuels pour faciliter la lecture : maquettes, schémas, images empruntées, logos et ainsi de suite. Selon la taille de votre projet, un cahier des charges peut contenir jusqu’à une dizaine, voire une vingtaine de pages.
Il est important de travailler la forme de ce document. Le prestataire, dès le premier coup d’œil, doit voir directement les informations suivantes :
• Présentation brève du projet ;
• Description de la charte graphique attendue ;
• Exposition technique et fonctionnelle du site internet ;
• Détail des prestations attendues du webmaster ou de l’agence web.
Vous pouvez utiliser un fichier Word pour la rédaction pour ensuite le convertir en PDF, par exemple.
La rédaction d’un cahier des charges pour votre site internet
L’élaboration d’un cahier de charges est une mission qui demande beaucoup de rigueur. Un point crucial que la personne en charge de la rédaction doit absolument intégrer.
Un membre de votre équipe peut s’en occuper ou bien vous faites appel au service d’un professionnel qui a déjà l’habitude de rédiger ce type de documents.
Quelque soit l’option que vous choisissez, le rédacteur du cahier des charges doit être à la fois organisé et méthodique.
Dans tous les cas, en tant qu’initiateur du projet, vous devez être le premier responsable de votre cahier dans ses grandes lignes et dans son détail et ceci même si vous déléguez sa rédaction.
Dans le cadre des projets de créations de sites internet professionnels et complexes vous avez la possibilité de déléguer à chaque membre de votre équipe la partie qu’il maitrise et qui relève de sa spécialité.
Les informations indispensables dans le cahier des charges d'un site internet
Afin que vous ayez une vue d’ensemble sur les informations nécessaires à inclure dans le cahier des charges de votre site internet, voici un plan que vous pourriez utiliser :
Présentation de votre société
Les activités principales
Description de votre projet
Les finalités de la création d’un site web
Les caractéristiques de vos produits ou services
Les clients ciblés
La mission de chaque collaborateur
Le contenu de votre plate forme en ligne (design, images, vidéos, textes,…)
Les maquettes fonctionnelles
L’arborescence
Le nom de domaine et l’hébergement
Le référencement naturel (SEO)
Les caractéristiques techniques
Les statistiques de connexion
Fonctionnalités particulières
Les commentaires en ligne
Les newsletters
Le langage
Livrables
Les informations importantes à donner au prestataire
Les renseignements fournis par le prestataire
Les clauses et la signature
Engagements
Les clauses et la signature
1. Présentation de votre société
Quelles sont vos principales activités ?
Vous présentez votre entreprise d’une manière succincte et précise : l’historique, les services que vous proposez, les particularités de vos produits/services, les activités à connexes, … Le but est de fournir le maximum d’informations à votre prestataire pour qu’il comprenne l’environnement de votre entreprise.
Nom de la société : Toutou Doux
Activité principale : Fournisseurs de service
Historique : Créé en 2018
Service : Toilettage de chien
Caractéristiques : Toilettage de chien sur place ou bien à domicile
Nombre d’interventions : 1440
Service à part : Vente de produits dédiés aux chiens : vêtements, jouets, accessoires, croquettes et vitamines.
2. Description de votre projet
Les finalités de la création de votre site web
Vous indiquez vos motivations, soit les raisons pour lesquelles vous souhaitez créer un site internet.
La plupart du temps, les dirigeants d’entreprise veulent en particulier :
-
- Recruter plus de clients ;
- Gagner en visibilité ;
- Améliorer la notoriété de l’entreprise;
- Suivre l’évolution de l’univers digital ;
- Vendre plus de produits/services en ligne ;
- Rester proches de son coeur de cible;
- Acquérir une plus grande part du marché.
Les caractéristiques de vos produits et services
Dans cette rubrique, vous devez lister les particularités de vos services et produits.
Plus la présentation de vos produits et services est détaillés plus le contenus de votre futur site internet sera étoffé. Alors il ne fait pas lésiner aller dans le détail de la description de vos produit et services/
Services : Toilettage de chien : bains, relooking et soins.
Nous disposons de six instituts répartis dans la région parisienne.
Les propriétaires peuvent emmener leurs compagnons et venir les récupérer au bout de quelques heures.
Nous assurons leur surveillance jusqu’au retour de leur maître. Si les clients ne peuvent pas se déplacer pour plusieurs raisons, nous disposons d’une équipe en mesure d’intervenir directement chez eux.
Produits : Nous vendons également des articles dédiés aux chiens comme les jouets, les vêtements, les accessoires, les croquettes, les friandises et quelques produits de toilettage.
Le but étant de faciliter la vie des propriétaires et pour qu’ils n’aient pas à acheter d’autres produits ailleurs.
Nous voulons que ces articles soient présentés sur le site avec des possibilités de livraison.
Les clients ciblés
Ici, vous devez définir à qui sont adressés vos services/produits.
Il est possible que vous ayez à étudier le sujet longuement et déterminer le profil client idéal.
Public visé : Nos principales cibles ce sont les propriétaires de chien qui n’ont pas le temps de toiletter leur chien.
La mission de chaque collaborateur
Chaque membre de votre équipe doit avoir un rôle dans la conception de votre site internet.
Ceci dans l’objectif de garantir le succès de ce projet.
Il est alors nécessaire de préciser la mission de chacun. Il est également intéressant d’imposer un deadline pour que tout soit fait correctement dans les temps.
Par la même occasion, vous devez communiquer les missions du prestataire.
Quant à vous, vous aurez à surveiller l’avancée du projet et veiller à ce que le délai soit respecté.
Le contenu de site internet
Vous aurez à décrire le contenu que vous recherchez en matière de visuels et de textes tels que :
- Les photos, les images ou les vidéos ;
- Le contenu textuel ;
- Le design, la police et la couleur ;
- Les identités visuelles : logos, pictogramme et icons.
Exemple Toutou Doux
Type de photos à mettre en avant :
Contenu textuel : faire des blogs également en dehors des textes publicitaires.
Design : épuré, couleur : gris et rose.
Logo et icônes à mettre en évidence sur la page d’accueil.
Les maquettes fonctionnelles
Si vous avez déjà des affinités avec le webdesign Nous vous recommandons d’esquisser vous-même les diverses maquettes de votre site sur papier ou bien via PowerPoint.
Votre webmaster se chargera de réaliser la version finale par l’intermédiaire d’outils plus performants (Adobe, Sketch, Cacoo, …) qui vous permettra de voir le prototype de votre site en haute fidélité.
Vous devez le savoir certainement, l’expérience utilisateur de votre site internet est le nerf de la guerre de sa réussite et de son référencement. Vous devez donc absolument veiller à offrir la meilleure expérience utilisateur à vos internaute. Dans le cas d’un projet complexe avec une architecture d’information sophistiquée, nous vous recommandons de faire appel à une agence spécialisée dans l’UX (expérience utilisateur). Certaines agence web intègre dans l’équipe projet un spécialiste UX. C’est le cas de Technocraft.
Pour faciliter votre travail, vous pouvez commercer par la conception de la page d’accueil de votre site internet ( HomePage), ensuite enchaîner avec les différents produits et services, les dernières nouveautés, l’historique de votre entreprise, la page de contact et tout ce dont vous utile.
L’arborescence de votre site Internet
Le sitemap (arborescence du site Internet) permet d’avoir une vue d’ensemble du site.
C’est un support particulièrement utile pour que la navigation du client soit efficace et fluide.
Pour le créer un sitemap vous pouvez utiliser des logiciels spécifiques pour le faire ou bien dessiner la base et votre agence web ou webmaster s’occupera de le finaliser.
Le nom de domaine et l’hébergement
Vous pouvez confier la gestion de votre hébergement à votre webmaster ou vous en occupez vous-mêmes.
Quel que soit votre choix, l’hébergement doit être adaptés à la typologie de votre site, à sa taille et aux différentes fonctionnalités dont il dispose. Si vous n’avez pas encore un nom de domaine, il est possible de vous en procurer sur les plateformes spécialisées : toutoudoux.fr.
Autrement, si vous en avez déjà un, il suffit de le préciser dans le cahier des charges, l’hébregement de votre futur site internet sera associé à votre nom de domaine. Dans la foulée, n’oubliez pas de mentionner les diverses adresses mails professionnelles dont vous disposez.
Le référencement naturel
Le référencement naturel ou SEO tient une place non négligeable pour la survie de votre site web.
Vous aurez à rechercher des mots clés pertinents en rapport avec votre domaine d’activité.
Pour ce faire, vous avez la possibilité de réaliser une étude de la concurrence.
Rendez-vous sur Google ou un autre moteur de recherche et consultez le site internet de vos concurrents.
Vous aurez ainsi une idée des keywords les plus fréquemment utilisés. Vous pouvez vous en inspirer également pour élaborer les vôtres.
Exemple Toutou Doux : toilettage chien, toiletter son chien, toilettage à domicile, toilettage chien Paris, …
Les caractéristiques techniques
Il est fondamental de contrôler les caractéristiques techniques de votre site pour qu’il soit considéré comme professionnel et efficace.
Voici quelques critères qui définissent la qualité technique de ce dernier :
• Sélectionner la solution logicielle idéale (utilisation de CMS ou un programme sur mesure) ;
• Choisir les modules extensions ;
• Opter pour le bon template ;
• Analyser les autres fonctionnalités ;
• Faire en sorte que la plate-forme soit facile à utiliser (passerelle CDN) ;
• Veiller à l’obtention d’une navigation fluide et rapide (optimisation des caches) ;
• Rendre les codes sources accessibles ;
• Conserver un site moins surchargé (avoir plus de pages) ;
• Avoir un site responsif ;
• Mise en place des pages et profils sur les réseaux sociaux avec présence de liens liés au site ;
• S’informer davantage sur le SEO ;
• Adapter des outils additionnels.
Les statistiques de connexion
Il est dans votre bon droit de réclamer à votre webmaster l’accès aux statistiques de connexion de votre site web.
Vous pouvez employer Google Analytics (le plus simple et le plus complet) ou un autre outil d’analyse.
Afin de consulter les différentes informations, vous devez d’abord créer une adresse mail sur Google.
Vous aurez, par la suite, les données statistiques suivantes :
• Les navigateurs utilisés par les visiteurs ;
• Le nombre de visiteurs ;
• le taux de conversion ;
• Les pages les plus fréquentées ;
• Les pages les moins visitées ;
• Les mots clés les plus employés pour rechercher votre site ;
• La position géographique des visiteurs ;
• Les navigateurs les plus utilisés par les internautes ;
• La date et les horaires de visite,
• Le nombre de visiteurs uniques ;
• Les appareils les plus employés (smartphone, ordinateur, tablette) ;
• …
3. Les fonctionnalités particulières de votre site web
Dans cette partie, vous pouvez ajouter les fonctionnalités particulières suivant les tendances du web 2.0 comme la réception des commentaires des internautes, la création d’un site multilingue ou encore la mise en place d’envoi de newsletter.
Les commentaires : cette option permet de répondre à des attentes spécifiques des internautes.
En effet, la plupart d’entre eux avant de recourir à un tel ou tel service, ou bien d’acheter un produit, préfèrent recueillir d’abord des informations supplémentaires concernant la fiabilité d’un site e-commerce.
Ajouter cette fonctionnalité offre alors l’occasion aux consommateurs d’interagir entre eux, de partager leur expérience ou encore de faire des recommandations.
Vous obtenez ainsi un excellent feedback de la part des internautes afin de réaliser des rectifications et renforcer votre e-réputation.
Le langage : le fait d’avoir un site bilingue ou multilingue est une marque de professionnalisme.
Grâce à certains logiciels de création de site internet, notamment les plus avancés, il est très facile de concevoir une plate-forme en ligne sous plusieurs langues.
De cette façon, vos contenus pourront être traduits par les visiteurs en un clic sur le drapeau correspondant.
Les newsletters : pour communiquer plus simplement avec les internautes, l’envoi de newsletters est une bonne méthode. En principe, cet outil est directement intégré à votre éditeur de site en ligne. Vous pouvez récolter l’adresse mail de vos abonnés et les ajouter sur votre liste de diffusion. Dans la majorité des cas, ce type de service est 100 % gratuit.
4. Les livrables
Votre prestataire doit vous fournir certaines informations avant et après l’exécution du travail :
• Le login pour avoir accès à votre console d’administration ;
• Le visuel des déclarations annuaires selon la nature de votre activité ;
• La liste des différents navigateurs compatibles ;
• Les versions du CSS et HTML les plus exploitées.
De votre côté, vous devez lui communiquer ces renseignements :
• Le cahier des charges donnant la description du site avec ses diverses fonctionnalités ;
• Le planning de réalisation avec les délais et la date convenue pour la mise en ligne ;
• L’arborescente du site internet.
5. Les engagements
Votre entreprise ainsi que votre prestataire, êtes amenés à respecter mutuellement les points évoqués dans le cahier des charges.
Vous indiquerez la date et signerez chacun à tour de rôle afin de convertir le document en contrat.
Le cahier de charges peut engager d’autres vocations pour que la création de votre site web soit une véritable réussite.
Il est possible de faire intervenir des professionnels en matière de création visuelle, de rédaction web, de gestion des réseaux sociaux et toute une liste encore.
Pour éviter d’avoir à recourir à plusieurs métiers, vous pouvez simplement choisir une agence web avec des services plus diversifiés.
Si vous avez déjà une idée du budget que vous souhaitez implanter dans ce projet, vous pouvez également le préciser dans le cahier des charges.
Les erreurs flagrantes à éviter après la rédaction d’un cahier des charges
Pour éviter de faire des faux-pas après l’élaboration de ce genre de fichier, nous avons regroupé pour vous les erreurs les plus fréquentes une fois la rédaction d’un cahier des charges achevée.
Une mauvaise sélection au niveau du prestataire
Il est vrai qu’actuellement, il existe de nombreuses agences web et énormément de freelancers qui proposent leur service pour la conception de site internet.
Souvent, vous aurez du mal à choisir le bon prestataire. Dans tous les cas, il est important que celui que vous engagerez puisse répondre à toutes vos demandes.
La meilleure façon de trancher est de faire appel au service d’une agence web qui propose l’exécution de votre projet du début jusqu’à la fin.
Pour garantir le sérieux d’un prestataire, vous pouvez demander à voir ses réalisations.
Une vérification finale entreprise à la hâte
Avoir un cahier des charges explicite et bien détaillé ne suffit pas.
Il est également essentiel de vérifier le résultat. Bien que la conception d’un site web soit un exercice assez complexe, il vous revient de réaliser les finitions.
Le prestataire ne peut pas forcément détecter les petites rectifications à faire.
Pour cela, vous devez prendre le temps de réviser l’ensemble du site : son contenu et tester les différentes pages.
Voyez si des fautes d’orthographe sont présentes ou si une image semble être inappropriée.
Rappelez-vous que votre crédibilité en prendra un bon coup si vous négligez les détails.
Un site ultra-complexe du premier coup
Il est conseillé de commencer par un site plutôt simple : évitez les milliers de détails.
De plus, une plate-forme sur-mesure demande un budget assez important. Ne soyez pas réticent à l’idée d’avoir un site sobre et épuré pour débuter.
Vous aurez l’occasion un peu plus tard de le développer pour qu’il puisse suivre la tendance par exemple.
Autrement, gardez à l’esprit que la simplicité permet une meilleure gestion et vous donne un temps d’adaptation plus souple.
Une impatience dans les différentes étapes du SEO
L’une des erreurs les plus communes après la publication d’un site web est d’espérer que celui-ci se retrouve directement sur la première page de Google.
Le référencement naturel s’entreprend sur quelques mois, trois mois minium.
Toutefois, cela ne vous empêche pas de créer un bon contenu textuel pour vos pages et de bien organiser votre plate-forme. Au bout de quelques mois d’effort, votre site arrivera forcément sur la première page de recherche de Google.
Une réalisation effectuée dans les temps impartis
Il est rare de voir que le délai de mise en place soit respecté.
Il faut comprendre que beaucoup de paramètres seront gérés par le webmaster.
Un retard de quelques jours, ou quelques semaines peuvent ainsi se produire.
Ce que vous devez faire, c’est de donner une date initiale pour ensuite la prolonger à la date finale que vous désirez pour la publication du site.
Parfois, les raisons de ce retard peuvent provenir d’un changement au cours de la phase d’exécution, d’un mauvais choix de prestataire ou d’un événement qui a pour effet de limiter votre budget.
Un choix non calculé au niveau des CMS
Sur ce point, deux options s’offrent à vous : opter pour un CMS open-source ou bien un CMS développé par un prestataire.
Chacun des deux possèdent des avantages non négligeables. Les CMS open-source les plus utilisés actuellement sont Prestashop et WordPress.
Les agences web et quelques freelancers les maîtrisent parfaitement.
Quant aux prestataires qui disposent de leur propre CMS, vous avez l’occasion de profiter d’un site internet totalement unique. Toutefois, si vous comptiez changer d’agence plus tard, la gestion sera un peu plus compliquée.
Prenez le temps de voir laquelle des deux options vous convient le mieux sur le long terme.
Pour conclure sur le cahier des charges d’un site internet
Afin de garantir la réussite de votre projet de création de site internet, il est conseillé de bien soigner la rédaction de votre cahier des charges.
Prenez le temps nécessaire pour sa structuration et n’oubliez aucun élément clé.
Si vous rencontrez des difficultés, il est possible de contacter une agence web pour vous aider.
